A tulajdon átadását ügyvéd és könyvelő intézi. Ami ezután elromlik, az ritkán jogi kérdés: a beszállító, akit csak az alapító ismert, a kézfogással kötött megállapodás, a kimutatás, amelyről mindenki tudta, hogy pontatlan, csak nem írta le senki. Válaszoljon ezekre a kérdésekre a cég szemszögéből, és az utód nem nulláról indul.
Csak egy hete van? Kezdje ezzel a tizenkettővel.
Ha valaki hetekre vagy hónapokra kiesik, szülési szabadság, betegség vagy hosszabb távollét miatt: 1, 2, 15, 16, 20, 39, 40, 49, 53, 96, 97 és 98. Ezek arról szólnak, ki keresi majd a helyettest, mi esedékes a távollét alatt, hogyan fér hozzá a rendszerekhez, és mit dönthet el egyedül. A többi ráér.
Ugrás: kapcsolatok · ígéretek · pénz és bank · az év ritmusa · rendszerek · döntések · csapat · kockázatok · tulajdonosi átadás · távollét
Kikre támaszkodik a cég?
Itt kezdje, mert a cégen kívüli kapcsolatok maradnak ki a leggyakrabban az átadásból.
- Ki fogja keresni az utódot az első hónapban, és milyen ügyben?
- Kit hívjon fel először az utód, ha baj van, és hogyan éri el munkaidőn kívül?
- Ki a bankban az a kapcsolattartó, aki ténylegesen intézi a cég ügyeit?
- Mit intéz el a könyvelő úgy, hogy Önnek szólnia sem kell?
- Melyik ügyvéddel dolgozik, és milyen ügyeket ismer a cégről?
- Melyik beszállítónál ki az, aki szombaton is felveszi a telefont?
- Melyik vevőnél ki dönt valójában, és ki csak a megrendelést adja le?
- Mely kapcsolatokat kell személyesen átadni egy közös találkozón, nem e-mailben?
- Ki ismeri a cég történetét majdnem olyan jól, mint Ön?
- Mely hatóságokkal, kamarákkal, szövetségekkel tart kapcsolatot, és kin keresztül?
- Kitől kér tanácsot, ha bizonytalan egy döntésben?
- Mely partnerek kezdenének aggódni, ha hirtelen nem Ön venné fel a telefont?
- Ki tartozik Önnek egy szívességgel, és kinek tartozik Ön?
- Kivel érdemes óvatosnak lenni, és miért?
A szerep-feljegyzés ezeket az embereket a tényleges munkából gyűjti össze, a cégen kívüli kapcsolatokkal együtt, amelyeket senki nem sorol fel.
Mit ígért, és kinek?
- Mi esedékes a következő négy hétben, és kinek?
- Mit ígért meg úgy, hogy az sehol nincs leírva?
- Mely vevők kapnak a szokásostól eltérő árat, fizetési határidőt vagy kedvezményt, és miért?
- Milyen megállapodások születtek kézfogással, szerződés nélkül?
- Mit kapott cserébe az engedményekért?
- Mely ügyek állnak félkészen, és pontosan hol tart bennük?
- Mire vár másoktól, és mióta?
- Mely határidők kőkemények, és melyek rugalmasabbak, mint amilyennek látszanak?
- Mely garanciális vagy reklamációs ügyek vannak nyitva?
- Mit ígért a dolgozóknak (béremelést, előléptetést, szabadságot), ami nincs írásban?
- Mely szerződések hosszabbodnak meg automatikusan, ha senki nem szól?
- Mit várnak el a partnerek személyesen Öntől, amit eddig senki más nem csinált?
Pénz, bank, adó
- Mely bankszámlák, hitelek és lízingek futnak, és mikor járnak le?
- Hol vállalt Ön személyesen kezességet vagy biztosítékot a cég hitelei mögött?
- Van-e a hitelszerződésekben tulajdonosváltásra vonatkozó kikötés, és mit ír elő?
- Ki jogosult aláírni a banknál, és kell-e ezt módosítani?
- Milyen rendszeres kifizetések mennek az Ön jóváhagyásával, és mi lesz velük?
- Mely tételeket figyeli rendszeresen a cash flow-ban, és miért éppen azokat?
- Mikor szokott szűkös lenni a likviditás az évben, és mit tesz ilyenkor?
- Milyen adóügyek, ellenőrzések vagy vitás tételek vannak folyamatban?
- Mely támogatások, pályázatok futnak, és milyen kötelezettségekkel?
- Mi a cég valódi árazási logikája: honnan tudja, hogy egy ajánlat még megéri?
- Mely költségek tűnnek feleslegesnek, de okkal vannak?
- Mely vevők, termékek vagy szerződések hoznak keveset a ráfordításhoz képest?
Az év ritmusa
- Mi az, ami minden nap megtörténik, és egy napon belül feltűnne, ha elmaradna?
- Mely határidők esnek a következő három hónapra (bevallások, jelentések, szerződések)?
- Mi történik hónap végén, negyedév végén és év végén, és mit igényel Öntől?
- Mikor van a cég főszezonja, és mire kell előre felkészülni?
- Mely engedélyek, tanúsítványok, licencek járnak le a következő évben?
- Milyen rendszeres megbeszéléseket tart, és melyikre van valóban szükség?
- Mely éves események (vásárok, ártárgyalások, keretszerződések) vannak a naptárban?
- Mit néz meg először minden reggel, és miért?
- Milyen auditok vagy hatósági vizsgálatok várhatók?
- Mely ünnepek, leállások, szabadságolások befolyásolják a termelést vagy a kiszállítást?
Rendszerek, papírok, hozzáférések
- Mely rendszerekhez kell hozzáférés az utódnak, és megvan-e már?
- Hol vannak a szerződések, a cégiratok és a fontos levelezés?
- Mely hozzáférések, előfizetések, telefonszámok vannak az Ön nevén?
- Ki kezeli a cégkaput, az ügyfélkaput és a NAV-os meghatalmazásokat?
- Hol vannak a jelszavak, kulcsok, bankkártyák és tokenek, és ki fér hozzájuk?
- Mely kimutatások pontatlanok, és hogyan korrigálja őket?
- Milyen kerülőutakat használ a rendszerekben, amelyeket más nem ismer?
- Melyik táblázatot vezeti kézzel, és honnan jönnek bele az adatok?
- Honnan származnak a számok, amelyeket a döntéseihez használ?
- Mi romlik el leggyakrabban, és hogyan javítja?
- Melyik rendszerhez ki az igazi szakértő, a cégen belül vagy kívül?
- Mely dokumentumok a mérvadók, és melyek elavult másolatok?
Itt hagy cserben leginkább az emlékezet. A feljegyzés azt mutatja, mely rendszereket használja ténylegesen a szerep, nem azt, amit a jogosultsági lista mond.
Döntések, és a miértjük
- Mely döntések vannak most folyamatban, és mik a lehetőségek?
- Mi az álláspontja mindegyikben, és miért?
- Milyen döntéseket hozhat meg az utód egyedül, és mekkora összegig?
- Mely közelmúltbeli döntései tűnhetnek furcsának a háttér ismerete nélkül?
- Mely korábbi döntéseit kérdőjelezik meg újra és újra, és mi rá a válasz?
- Mit próbált már ki, ami nem működött?
- Milyen íratlan szabályok szerint működik a cég?
- Hol tér el tudatosan a hivatalos folyamattól, és miért?
- Mire mond rendszeresen nemet, és hogyan?
- Milyen elvek alapján vesz fel embert, és mi alapján nem?
- Mely vevőket vagy megbízásokat utasítaná el, és miért?
- Mit csinálna másképp, ha most indítaná a céget?
A csapat
- Kik a cég kulcsemberei, és mi történne, ha valamelyikük elmenne?
- Ki kire támaszkodik a cégen belül a mindennapokban?
- Kinek mit ígért a jövőjével kapcsolatban?
- Kinek van szüksége több figyelemre, és kinek több szabadságra?
- Milyen feszültségek vannak a csapatban, amelyekről az utódnak tudnia kell?
- Ki hogyan fogadja majd az utódot, és ki lehet a szövetségese?
- Kinek a tudása nincs leírva sehol, Önön kívül?
- Hogyan, mikor és kitől tudja meg a csapat az átadás részleteit?
Mi romolhat el?
- Melyik az a három dolog, ami a legnagyobb valószínűséggel elromlik az átadás alatt?
- Melyik vevői vagy beszállítói kapcsolat törékeny most?
- Hol függ a cég egyetlen embertől, Önt is beleértve?
- Milyen jogi vagy megfelelőségi kötelezettségek tartoznak közvetlenül Önhöz?
- Mi ment már félre korábban, és mit tanult belőle?
- Ki tudja meg elsőként a rossz hírt, és hogyan?
A tulajdonosi és családi átadás
Ezeket a kérdéseket hónapokkal az utolsó nap előtt érdemes feltenni, amíg az alapító még a napi munkát végzi.
- Milyen ütemben adja át a tulajdont, és milyen ütemben a döntési jogot?
- Mely döntések maradnak Önnél az átadás után, és meddig?
- Hogyan tudják meg a partnerek, hogy az utód az új állandó kapcsolattartó?
- Mely kapcsolatokat adja át személyesen, közös találkozón, és mikor?
- Mit mondana el az utódnak az első beszélgetésen, ha csak tíz perce lenne?
- Mely szokásait tartsa meg az utód, és melyeket hagyja el bátran?
- Mit nem mondott el Önnek senki, amikor elindult?
- Kihez fordulhat az utód tanácsért, ha Ön már nem elérhető naponta?
- Hogyan különül el a családi és az üzleti döntés, és ki dönt, ha a kettő ütközik?
Ha valaki hetekre vagy hónapokra kiesik
Szülési szabadság, betegség, hosszabb távollét. A helyettesnek nem kell a teljes előzmény. Azt kell tudnia, mi fog történni, és meddig terjed a döntési joga.
- Pontosan miért felel a helyettes, és mi az, ami kifejezetten nem az ő dolga?
- Mely döntéseket hozhat meg Ön nélkül, és mekkora összegig vagy kockázatig?
- Kereshetik-e Önt a távollét alatt, hogyan és milyen ügyben?
- Mi várhat nyugodtan addig, amíg visszatér?
- Hogyan adja vissza a helyettes a munkát, és milyen formában?
Mennyi ideig tart egy jó átadás?
Tovább, mint tervezni szokás. Ezekre a kérdésekre emlékezetből napokig tart válaszolni, és a válaszokból így is kimarad az, amit az alapító rutinból csinál. Erre a résre készült az Understudy: a tényleges munkából rekonstruálja a szerepet, így a válaszok nagy része már vázlatban megvan, mielőtt bárki leülne írni. Az átadási dokumentum, a betanítási anyag és a munkaköri leírás ebből a feljegyzésből készül. A feljegyzés annak a tulajdona, akinek a szerepe, és a munkát térképezi, nem az embert. Egy kitalált családi gyártócég generációváltásán végig is nézheti az élő demóban, vagy olvasson tovább arról, hogyan adható át az alapító tudása.