Amikor utódot keres egy szerepre, a régi munkaköri leírás többnyire rossz kiindulópont. Azt a szerepet írja le, amelyet valaki évekkel ezelőtt megtervezett, nem azt, amelyet a távozó ember ténylegesen vitt. Ha a munkából írja meg, minden elvárás mögé oda lehet tenni a bizonyítékot.
Miért nem működik a sablon munkaköri leírás utódkeresésnél?
Mert a szerep idővel elmozdul. Néhány év alatt hozzánő egy vevőkapcsolat, egy beruházás, egy hatósági ügy, és elmaradnak dolgok, amelyeket már senki nem csinál. A sablon a papíron létező szerepre vesz fel embert, és az utód az első hónapjában tudja meg, mi a valódi munka.
| Sablon munkaköri leírás | Munkaköri leírás a munkából | |
|---|---|---|
| Kiindulópont | Egy megnevezés és általános feladatlista | Amit a szerep ma ténylegesen csinál, a feljegyzéséből |
| Elvárások | Amire a szerepnek szüksége lehet | Amire a munkának bizonyíthatóan szüksége van, bizonyítékkal |
| Rendszerek | Gyakran hiányzik vagy elavult | A rendszerek, amelyekhez a szerep ténylegesen hozzányúl |
| Akikkel dolgozik | Ritkán szerepel | Minden visszatérő partner, szerep szerint, cégen belül és kívül |
| Kockázat | Olyan munkára vesz fel, ami már nem létezik | A bizonyíték csak annyira jó, amennyire a mögötte lévő feljegyzés |
Mi a bizonyíték-szabály?
Minden felelősség és elvárás megnevezi azt a valódi munkát, amelyhez kell. A "B2B ártárgyalási gyakorlat" állítás; a "B2B ártárgyalási gyakorlat, bizonyíték: a keretszerződés-tárgyalás" tény, amelyet ellenőrizni lehet, és amelyről a jelöltet meg lehet kérdezni. Ami mögé nem tehető bizonyíték, az kimarad.
Szerepelhetnek nevek a munkaköri leírásban?
Nem. A szerep-feljegyzés tele van nevekkel és belső rendszerekkel, és az átadási dokumentumnak neveket kell tartalmaznia, mert az utódnak szüksége van rájuk. A munkaköri leírás viszont idegenekhez kerül, és túléli a mostani csapatot, ezért szerepeket használ: "banki kapcsolattartó", "adótanácsadó". Az egyszeri eseményekből állandó feladatok lesznek, a belső szervernevek pedig teljesen kimaradnak.
Minta: munkaköri leírás a tényleges munkából, magyarázatokkal
A minta az élő demónk kitalált családi bútorgyáráról szól, pontosan abban a formában, ahogy az Understudy a szerep-feljegyzésből előállítja. Vesse össze ugyanennek a szerepnek az átadási dokumentumaival: ugyanaz a munka, de a munkaköri leírás senkit nem nevez meg.
Ügyvezető igazgató — családi tulajdonú gyártó középvállalat
Küldetés
Egy ~140 fős, exportra is szállító bútoripari gyártó teljes körű vezetése: a legnagyobb vevőkapcsolatok és keretszerződések gazdája, beruházási és finanszírozási döntéshozó, a hatósági és banki kapcsolatok felelőse — egy tulajdonosi generációváltás levezénylése közben.
Amit a szerep visz
- Kulcsvevő-kapcsolat és ártárgyalás: többéves keretszerződések tárgyalása egy meghatározó exportvevővel; ár- és volumenpozíciók kialakítása és tartása (bizonyíték: a folyamatban lévő keretszerződés-hosszabbítás és ellenajánlat).
- Beruházás-vezetés: nagy értékű gépberuházás előkészítése — szállítóválasztás, szervizfeltételek, finanszírozási mix, állami támogatású pályázat határidőre (bizonyíték: a futó CNC-beruházás és pályázata).
- Hatósági és megfelelőségi ügyek: átfogó adóellenőrzés koordinálása külső tanácsadón keresztül, határidő-fegyelemmel (bizonyíték: a futó ellenőrzés adatszolgáltatásai).
- Ingatlan- és kapacitásfejlesztés: üzemcsarnok-bővítés engedélyezéstől tenderig (bizonyíték: a folyamatban lévő engedélyezés).
- Tulajdonosi átmenet vezetése: jogi-adózási struktúra kiválasztása, banki hozzájárulások, a mandátum látható átadása az utódnak (bizonyíték: a futó generációváltási program).
- Minőségirányítás szponzorálása (bizonyíték: zéró nemmegfelelőséggel zárt ISO 9001 újratanúsítás).
Rendszerek és eszközök
Ügyviteli rendszer (számlázás, készlet) · NAV Online Számla · netbank · gyártástervezés (táblázatos) · CAD-tervtár · külső bérszámfejtés · pályázati portál.
Akikkel a szerep dolgozik
Utód-vezető és a vezetői kör (műszaki, gazdasági, termelési, HR) — külső körben exportvevő beszerzője, banki kapcsolattartó, adótanácsadó, társasági jogi ügyvéd, gépszállító, pályázatíró.
Mi a siker
Többéves keretszerződés megújítva tartható kondíciókkal; a beruházás támogatással, határidőre; az ellenőrzés megállapítás nélkül; a bővítés engedélyezve; és mindenekelőtt: a kulcskapcsolatok működnek az utódnál is.
Elvárások
- Gyártó KKV felsővezetői tapasztalat, tulajdonosi szemlélet (bizonyíték: a szerep teljes portfóliója).
- B2B ártárgyalási gyakorlat kulcsvevőkkel (bizonyíték: a keretszerződés-tárgyalás).
- Beruházás- és pályázatvezetés (bizonyíték: a gépberuházás).
- Hatósági ügyek magabiztos kezelése tanácsadói együttműködésben (bizonyíték: a futó ellenőrzés).
- Banki kapcsolattartás, finanszírozási döntések (bizonyíték: hitelkeret-felülvizsgálat és tulajdonosváltási hozzájárulás).
Előny
Bútor- vagy faipari háttér · export-tapasztalat skandináv vevőkörrel · családi vállalkozási közeg ismerete.
Ez a leírás a szerep ma ténylegesen végzett munkájából készült, a szerep-nyilvántartás alapján — nem sablonból.
Hogyan lesz az elvárásokból interjúkérdés?
Minden bizonyítékkal alátámasztott elvárásban benne van a legjobb interjúkérdése: kérdezze a jelöltet arról a helyzetről, amelyet a bizonyíték leír.
| Elvárás, bizonyítékkal | Interjúkérdés |
|---|---|
| B2B ártárgyalás kulcsvevővel (a keretszerződés) | A legnagyobb vevője nyolc százalékos árengedményt kér. Mit ad cserébe, és mit nem ad semmiképp? |
| Beruházás- és pályázatvezetés (a gépberuházás) | A szállítói tárgyalás elhúzódik, a pályázati határidő viszont fix. Mit tesz? |
| Hatósági ügyek tanácsadóval (a futó ellenőrzés) | Péntekre adatot kér a NAV, és az egyik kimutatás nem stimmel. Hogyan jár el? |
| Banki kapcsolattartás (a hitelkeret és a tulajdonosváltás) | Hogyan készítene fel egy bankot egy tulajdonosváltásra, mielőtt bármit aláírnak? |
| Gyártó KKV felsővezetés, tulajdonosi szemlélet (a teljes szerep) | Mi az első három dolog, amit egy átvett családi cégnél megnézne, és miért éppen azok? |
Hogyan készült?
Az Understudy a tényleges munkából, a levelezésből, a naptárból és a nyilvántartó rendszerekből rekonstruálja a szerep élő feljegyzését. A munkaköri leírás ugyanabból a feljegyzésből készül, mint az átadási dokumentumok, csak a nevek kimaradnak, a bizonyítékok maradnak. A feljegyzés annak a tulajdona, akinek a szerepe, és a munkát térképezi, nem az embert. Az átadás előtt megválaszolandó kérdésekhez lásd a 100 kérdés az alapítónak listát.
Hogyan épül fel a feljegyzés, amelyből mindez készül: tudásátadás a tényleges munkából.